Startpagina
Archieven > Archieven

Archieven

OPGELET! De archiefdienst beheert de volgende dossieren niet

Het raadplegen van de archieven kan uitsluitend na afspraak.

De Archiefdienst van het Gemeentebestuur van Sint-Gillis werd in januari 2015 in de steigers gezet. De dienst heeft een archiefpatrimonium van nagenoeg 3 kilometer lang, waarvan het oudste stuk dateert uit 1729.

De opdracht van een archiefdienst wordt vaak gelinkt aan documentatie. De precieze werking ervan wordt echter ook vandaag nog vaak miskend. Veelal zijn archieven de habitat van geschiedkundigen, maar ook ons vak evolueert. De moderne technologieën rond de  productie van documentatie hebben ook hier ingang gevonden. Als archiefmateriaal komt dan ook in aanmerking: elk document los van de aanmaakdatum en de eigenschappen van het formaat (papieren of elektronische vorm). Ergens kan worden gesteld dat we de archieven van morgen aanleggen.

Onder archieven van het Gemeentebestuur verstaan we dus alle documenten die door de gemeentediensten binnen het kader van hun activiteiten worden aangemaakt en/of ontvangen. Zo bewaren we de archieven met betrekking tot de eredienstinstellingen op het grondgebied van de gemeente Sint-Gillis, de rooiplannen en stedenbouwkundige documenten van de gemeente, de archieven rond de ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders, etc.

Onze belangrijkste opdracht

De organisatie van de neerleggingen

Met neerlegging wordt bedoeld het overdragen van de documenten van een gemeentedienst aan de Archiefdienst.

De ordening

De Archiefdienst voert een grondige sortering door van de neergelegde documenten. Daarbij wordt enerzijds rekening gehouden met de wetgeving ter zake en anderzijds met de aanbevelingen inzake het beheer van gemeentearchieven van het Rijksarchief. Sommige dossiers worden na vijf jaar vernietigd, andere worden dan weer bewaard voor de eeuwigheid. Meer weten? Surf naar de website van het Rijksarchief.

De Archiefdienst staat tevens in voor de intellectuele indeling van de documenten zodat ze voor iedereen begrijpelijk zijn: zowel voor gebruikers uit het gemeentebestuur als gebruikers uit het externe openbare domein. Zo worden er inventarissen opgemaakt zodat de informatie makkelijk en efficiënt toegankelijk is. U vindt u de inventarissen in de tab “Inventarissen”.

De bewaring

Als professionals in documentbeheer waken we tevens over de correcte overdracht van het patrimonium van gisteren en van morgen aan de generaties van overmorgen. Bij het bewaren van documenten, zowel in papieren als in elektronische vorm, dienen specifieke regels strikt te worden nageleefd.

De communicatie

De archieven zijn voor eenieder toegankelijk mits naleving van de regels inherent aan de mededeelbaarheid van de betrokken documenten en hun staat van bewaring. Er dient op te worden gewezen dat bepaalde documenten die in de inventaris staan vermeld als “te beschadigd”, enkel onder elektronische vorm ter beschikking worden gesteld.

Met problemen bij het zoeken naar documenten kunt u steeds bij ons terecht.